2. Proceso de Negocio

Un proceso de negocio o un método de negocio es un conjunto de actividades relacionadas, estructurados o tareas que producen un determinado servicio o producto (alcanzar un objetivo particular) para un determinado cliente o clientes. A menudo puede ser visualizada con un diagrama de flujo como una secuencia de actividades con la intercalación de los puntos de decisión o con una matriz de procesos como una secuencia de actividades con las normas de relevancia en base a los datos en el proceso.

Información general

Hay tres tipos de procesos de negocio:

1. Los procesos de gestión , los procesos que rigen el funcionamiento de un sistema. Los procesos típicos de gestión incluyen el " Gobierno Corporativo "y" Gestión Estratégica ".
2. Procesos operativos , los procesos que constituyen el core business y crear la cadena de valor primaria. Típico de los procesos operativos están de compras , fabricación , publicidad y marketing y ventas .
3. Procesos de apoyo , que apoyan los procesos centrales. Los ejemplos incluyen contabilidad , contratación , centro de llamadas , soporte técnico .

Un proceso de negocio comienza con un objetivo de la misión y termina con la consecución de los objetivos de negocio. Orientados a los procesos las organizaciones romper las barreras estructurales de los departamentos y tratar de evitar los silos funcionales .
Un proceso de negocio se puede descomponer en varios sub-procesos , que tienen sus propios atributos, sino que también contribuyen a lograr el objetivo del proceso de super-. El análisis de los procesos de negocio por lo general incluye el mapeo de procesos y subprocesos, hasta el nivel de actividad.
Los procesos de negocios están diseñados para agregar valor para el cliente y no debe incluir actividades innecesarias. El resultado de un proceso de negocio bien diseñado es una mayor eficacia (valor para el cliente) y el aumento de la eficiencia (menos costes para la empresa).
Los procesos de negocio pueden modelarse a través de un gran número de métodos y técnicas. Por ejemplo, el Business Process Modeling Notation es un modelado de procesos de negocio técnica que puede ser utilizado para la elaboración de procesos de negocio en un flujo de trabajo .

Importancia de la cadena del proceso

Los procesos de negocio comprenden una serie secuencial de sub-procesos o tareas, con rutas alternativas en función de determinadas condiciones, en su caso, realiza para lograr un objetivo determinado o producir resultados da. Cada proceso tiene uno o más insumos necesarios. Las entradas y salidas pueden ser recibidos o enviados a otros procesos de negocio, otras unidades organizativas o grupos de interés internos o externos.
Los procesos de negocios están diseñados para ser operados por una o más unidades funcionales de la empresa, y hacer hincapié en la importancia de la "cadena de procesos" en lugar de las unidades individuales.
En general, las diversas tareas de un proceso de negocio se puede realizar en una de dos maneras:
1) de forma manual y
2) por medio de los datos de los sistemas de procesamiento de negocios tales como los sistemas ERP. Por lo general, algunas de las tareas proceso será manual, mientras que otras serán basados ​​en computadoras, y estas tareas pueden ser secuenciados de muchas maneras. En otras palabras, los datos y la información que se maneja a través del proceso puede pasar a través de tareas manuales o de un ordenador en cualquier orden.

Los cuatro principales áreas de proceso de Mejora

El punto a destacar aquí es que, independientemente de la clase de la tarea - ya sea manual o computarizado - es importante que cada tarea - y por lo tanto el proceso como un todo - ha sido diseñado y revisado periódicamente, mejorado o sustituido por otra tarea, con miras a la mejora continua en cuatro áreas principales:

1. Eficacia
2. Eficiencia
3. De control interno
4. El cumplimiento de diversas leyes y políticas

Estas áreas se explica por destacar las deficiencias típicas de cada uno de ellos, como en:

Eficacia

El general de la eficacia de un proceso es el grado en que los resultados esperados del proceso se están obteniendo en todo, y por lo tanto, una primera medida de la adecuación básica del proceso y su capacidad para cumplir con las expectativas lógicas y razonables de los usos de proceso y los operadores.
Por ejemplo, considere el proceso de adquisición de materiales. Una de sus tareas más importantes es el sub-proceso para el proveedor de seguimiento para asegurar la entrega oportuna de los materiales. Dicha tarea es considerablemente menos eficaz si no proporcionar información precisa y oportuna los informes de situación de compra para uso del personal del departamento de compra responsable de su seguimiento.

Eficiencia

Suponiendo que se ha observado que el tiempo medio necesario para preparar y enviar una orden de compra después de recibir una intención bien preparado desde el usuario final es inaceptablemente alto, lo que retrasó las entregas al cliente y reclamaciones de los clientes consecuentes.
El proceso de "convertir" a la intención del usuario final a una orden de compra es efectivo debido a una orden de compra se está de alguna manera genera, pero su eficiencia es muy baja ya que tiene una cantidad excesiva de tiempo y costes mucho más en términos del costo para la compañía de los sueldos de los funcionarios involucrados.

De Control Interno

En un escenario donde las cantidades de las principales materias primas son regularmente ordenado y se consume, las tasas son fijas con una selección, proveedores confiables, aprobado por un período prolongado - normalmente un año. Por otra parte, digamos que el contrato tipo no contiene una cláusula de ajuste de precios. Esto protege a la organización de la escalada de precios no previstos durante el período. El contrato de datos de la tasa se almacenan en la base de datos del sistema ERP. Siempre que los materiales deben ser ordenados (con o sin un programa de entrega), órdenes de compra se generan mencionar la tasa fue aprobado en el contrato tipo de cambio. Existe un control interno para mantener la tasa de compra constante a lo largo del año.
Supongamos, sin embargo, se encontró que la tasa en una orden de compra en base a un contrato de tarifa actual se cambia a un valor diferente, y la orden de compra enviada a los proveedores. Este es un grave error en el control interno, ya que un cambio a una tasa más alta expone a la empresa a una mayor responsabilidad financiera. Por otra parte, la posibilidad de editar la tasa de tal orden de compra anula por completo los controles internos siempre por tener un contrato de tasa en el primer lugar y como una cláusula de no-escalada en ella. No sería una violación adicional de control interno si se descubriera que una enmienda PO es realmente autorizado antes de enviar la orden de compra al proveedor.

El cumplimiento de diversas leyes y políticas

Hay ciertas situaciones en que los pagos efectuados a consultores o contratistas de servicios debe ser legalmente hecha después de deducir los impuestos en la fuente (TDS), y dichos montos TDS deben ser depositados en cuentas de tesorería del gobierno con los bancos en o antes de una fecha determinada en el mes siguiente al mes en el que se hacen los pagos.
En estos casos, si un proceso de negocio no prevé la deducción de TDS y / o no garantice el depósito en las cuentas del gobierno en la fecha indicada, entonces esta es una cuestión de cumplimiento legal que hace que los ejecutivos involucrados responsable a la sociedad civil / criminal acción legal.

Políticas, procesos y procedimientos

Las áreas de mejora anteriormente mencionadas son igualmente aplicables a las políticas, procesos y procedimientos detallados (sub-processes/tasks). Hay un efecto en cascada de las mejoras realizadas en un nivel superior en las realizadas en un nivel inferior.
Por ejemplo, si una recomendación para sustituir a una política determinada con uno mejor se hace con la debida justificación y aceptada en principio por los dueños de procesos de negocio, entonces los cambios correspondientes en los consiguientes procesos y procedimientos se siguen, naturalmente, con el fin de permitir la aplicación de las políticas

Manual / Administrativo vs PC basados ​​en el sistema de controles internos

Los controles internos se pueden construir en las etapas del proceso manual / administrativos y / o procedimientos del sistema informático.
Es recomendable crear en el sistema como muchos controles como sea posible, ya que estos controles, es automática, siempre será ejercida, ya que están integrados en el diseño del software del sistema de negocios. Por ejemplo, un mensaje de error impedir la entrada de una cantidad de material recibido primas superiores a la cantidad de la orden de compra por mayor que el porcentaje de tolerancia permitidos siempre se mostrará y se evitará que el usuario del sistema de la entrada de tal cantidad.
Sin embargo, por diversas razones, tales como la practicidad, la necesidad de ser "flexible" (sea lo que puede significar), la falta de conocimiento del negocio de dominio y la experiencia, las dificultades en el diseño / escritura de software, el costo de desarrollo de software / modificación, la incapacidad de un sistema informatizado sistema para proporcionar controles, etc, todos los controles internos de otro modo se consideren necesarias a menudo no están incorporados en los sistemas de negocios y software.
En tal escenario, los controles manuales, el proceso administrativo fuera del sistema informático debe estar claramente documentado, forzada y ejercicio con regularidad. Por ejemplo, al introducir los datos para crear un nuevo registro en la tabla de una base de datos del sistema material elemento maestro, el único control interno que el sistema puede proporcionar en el campo de la descripción del artículo no es para permitir que el usuario deje en blanco la descripción - en otras palabras, configurar la descripción del artículo, como un campo obligatorio. El sistema, obviamente, no puede avisar al usuario que la descripción está mal escrito, inadecuado, sin sentido, etc
En ausencia de un sistema basado en el control interno, el proceso de creación de objetos debe incluir un adecuado control administrativo a través de la verificación detallada, por un funcionario responsable, de todos los campos de entrada para el nuevo elemento, mediante la comparación de una impresión tomada de la sistema con la hoja de entrada de datos punto, y asegurar que las correcciones en la descripción del artículo (y otros campos similares, donde no hay sistema de control es posible) se llevó a cabo con prontitud.
Por último, pero no menos importante, la introducción del manual de efectivos, los controles administrativos por lo general requiere una comprobación periódica primordial por una autoridad superior para asegurarse de que tales controles se ejercen en el primer lugar.

Informes de la información como una base esencial para los procesos de negocio Ejecución

Los procesos de negocio debe incluir hasta a la fecha e informes precisos de información para garantizar una acción eficaz. Un ejemplo de esto es la disponibilidad de informes de estado de la orden de compra para la entrega del proveedor de seguimiento como se describe en la sección sobre la eficacia de arriba. Hay numerosos ejemplos de esto en todos los procesos de negocio posible.
Otro ejemplo de la producción es el proceso de análisis de los rechazos de la línea que ocurren en el taller. Este proceso debe incluir un análisis sistemático periódico de los rechazos por la razón, y presentar los resultados en un informe la información adecuada que señala las principales razones, y las tendencias de estas razones, la gestión para tomar acciones correctivas para el control de rechazos y mantenerlos dentro de límites aceptables. Este proceso de análisis y resumen de los eventos de rechazo de línea es claramente superior a un proceso que sólo indaga en cada individuo como el rechazo se produce.
Los propietarios de procesos de negocio y operativos deben darse cuenta de que la mejora de procesos a menudo se produce con la introducción de la transacción procede, los informes de actividades, destacan, excepción o MIS, siempre que sean utilizados conscientemente para el día a día o periódica de toma de decisiones. Con este entendimiento de esperar que venga la buena voluntad de invertir tiempo y otros recursos en la mejora de procesos de negocio mediante la introducción de sistemas de información útil y relevante.

Las teorías y los conceptos de apoyo

Frederick Winslow Taylor desarrolló el concepto de la gestión científica . El concepto contiene aspectos sobre la división del trabajo es relevante para la teoría y práctica en torno a los procesos de negocio. Los aspectos relacionados con procesos de negocio del concepto de la gestión científica de Taylor se discuten en el artículo sobre la Reingeniería de Procesos .

El alcance del control

El alcance del control es el número de subordinados que un supervisor maneja dentro de una estructura organización . La introducción de un concepto de proceso de negocio tiene un impacto considerable en los elementos estructurales de la organización y por lo tanto también en el ámbito de control.
Las grandes organizaciones que no están organizados como los mercados deben ser organizados en unidades más pequeñas - departamentos - que puede ser definido de acuerdo con principios diferentes.

Conceptos de gestión de información

Gestión de la Información y las estrategias de diseño de la organización están relacionados con él, son una piedra angular teórica del concepto de procesos de negocio.